OFFICE XP

آفاق جديدة في عالم ميكنة أعمال المكاتب

جدول المحتويات TOC

¨ مقدمة

¨ التركيب Installation

¨ الخصائص الجديدة في Office XP

¨ الجديد في آلية التصويب AutoCorrect

¨ التعرف على الأصوات Voice Recognition

¨ التعرف على خط اليد Handwriting Recognition

¨ تتبع التغيرات Track Changes

¨ ضغط الصور Compress Pictures

¨ التعرف الضوئي على الحروف Optical Character Recognition

¨ أشكال جديدة للمساعدة Help

¨ خيارات Save Settings Wizard

¨ خيارات CIW وCMW

¨ Word 2002

¨ Excel 2002

¨ Access 2002

¨ Front Page 2002

¨ Publisher 2002

¨ Power Point 2002

¨ Outlook 2002

¨ كلمة خاتمة

OFFICE XP

آفاق جديدة في عالم ميكنة أعمال المكاتب

مقدمة

يأتىOffice XP ليأخذ مكانته الريادية المميزة بين حزم التطبيقات المتكاملة الموجهة لميكنة أعمال المكاتب Office Automation suites، وليحل محل Office 2000، ويوفر لمستخدمي هذه الفئة من التطبيقات ما كانوا إليه يطمحون فضلا عن ما كانوا عليه يعتمدون مع الإصدارات السابقة من Office

و XP تأتي كاختصار لـ eXPerience، إذ شاءت Microsoft أن تنعته بذلك لما جاء به من خصائص شملت كل ما كانت تضمه الإصدارات السابقة من خصائص، وهذا في حد ذاته خبرة مكتسبة يتيحها في كل مواضعه وينقلها دون كلل وفى أي وقت لمستخدميه كل وفق هواه وتبعا لاحتياجاته، فضلا عن الجديد من الخصائص التي سيكسبها لهم كخبرات أخري إضافية.

إن المتعاملين مع هذه الإصدارة الجديدة من Office سيلتفتون للوهلة الأولي إلى عدة أمور ستلقى لديهم صدي طيب واستحسانا كبيرا، على رأسها أن Office بات أكثر سرعة عن ذي قبل، وتدني – بل اختفاء – معدلات التوقف الفجائي عن العمل crashing .... وجميعها أمور ترفع من معدلات الأداء وتزيد من الإنتاجية.

التركيب

Installation

بحظي Office XP بميزة سرعة تركيبه عن إصداراته السابقة وقد أجريت العديد من الاختبارات على عملية التركيب، وقد أتممنا عملية تركيب كاملة في 4دقائق فقط، ويمكنك بسهولة الوصول لهذا المعدل الزمني القياسي في تركيب Office XP عندما تعتمد في هذا على حاسب ذو بنية جيدة ، وفى ظروف تشغيل غير معوقة.

الخصائص الجديدة في

Office XP

الجديد في آلية التصويب AutoCorrect

إن آلية التصويب AutoCorrect ليست بالميزة الجديدة تماما مع XP ولكن الجديد فيها هنا مع Office XP أنها باتت أكثر مرونة واصبح لمستخدمي تطبيقات Office اليد العليا في الهيمنة على طرق معالجتها لعمليات التصويب، فضلا عن أن آلية التصويب AutoCorrect بكل ما بها من ميزات جديدة باتت متاحة على كل تطبيقات Office XP.

لقد كان من الأمور المزعجة لمستخدمي إصدارات Office السابقة أن تفرض عليك AutoCorrect آليا تصويبا في غير محله أو أخر لا ترتضيه ولا تملك حبال ذلك ما يعينك على تعديل المسار، وقد التفت مطورو Office XP لذلك ووفروا إمكانيات إضافية أدخلوها على AutoCorrect تعين مستخدمي Office XP على ترويض AutoCorrect، فقط كل ما هنالك هو نقره يمني right-click تجريها من فوق الكلمات مسار اهتمامك وستلج إلى قائمة خاصة من الخيارات الني ستلبي حاجاتك وتوجه AutoCorrect لهدفك المنشود.

التعرف على الأصوات Voice Recognition

إيمانا من Microsoft بأهمية الالتفات إلى توفير تقنيات غير تقليدية وتضمين مفاهيم حيوية في تطبيقات إصدارات Office الجديدة، فقد عمدت إلى الالتفات إلى نتائج أبحاث التعرف على الأصوات Voice Recognition التي قام بها العديد من باحثوا الكثير من معامل أبحاث التقنيات المتقدمة حول العالم، والني لباحثي Microsoft نفسها باعا طويلا فيها.

فقد عمد مطوري Office XP لدي Microsoft إلى دعم تطبيقاته بخصائص جديرة بالاهتمام للتعرف على الأصوات تخدم في اتجاهين غاية في الأهمية، آلا وهما الإملاء الصوتي Voice Dictation والأوامر الصوتية Voice Commands، ليستفيد منها المستخدم العادي وذوي الحاجات الخاصة.

ولـ Microsoft استراتيجية خاصة لتضمين مفاهيم تقنية غير تقليدية ضمن إصدارات تطبيقاتها تباعا، وتطويرها دوريا، إيمانا منها بالوصول إلى تطبيقات ذكية تدار كلية بما تتلفظ به الألسن أو تخطه الأيدي دون حاجة للوحة مفاتيح أو فأرة، لتلبية حاجات مستخدمي المستقبل.

وينصح بلا شك عند الاعتماد على خصائص التعرف الصوتي Voice Recognition في Office XP أن يعمل من على حاسب ذو معالج بسرعة 400MHz وذاكرة 128Mb على الأقل.

التعرف على خط اليد Handwriting Recognition

من الخصائص الأخرى الجديرة بالاهتمام التي جاءت مضمنة في Office XP التعرف على خط اليد Handwriting Recognition، آي أنه يمكنك أن تخط ما شئت من كلام بخط يديك بواسطة أحد المعدات المعروفة وسيتعرف Office XP عليه ويدرجه ضمن نصوصه العادية.

يدعم Office XP جلب Import مثل هذه الفئة من البيانات من العديد من المعدات التي تعمل بهذا الأسلوب كمثل معدات PDA و Palm و Tablet PC وغيرها من الحاسبات اليدوية Handheld PC.

تتبع التغيرات Track Changes

جاء كل من Word و Power Pointو Excel في Office XP بخصائص موجهة لتتبع التغيرات Track Changes حتى يسهل التراجع عنها، أو تتبع كيفية وكنه مساهمات الآخرين في الوثائق عند العمل الجماعي.

فخاصية Markup توفر لمستخدمي التطبيقات المذكورة سهولة تتبع التغيرات التي أدخلت على وثائقهم من خلال Call-Outs أو ما يشبه مربعات الملاحظات، تعطي المستخدم رؤية عامة عن التعديلات التي أجريت.

ويمكن من خلال مفهوم Save As Version أو الحفظ في عدة إصدارات وإمكانيات تعليم التغيرات أن يشترك أكثر من مستخدم في إعداد وثيقة واحدة وأن يعلم كل منهم ما أحدثه الآخرين بها من تعديلات منفردين أو مجتمعين.

ويذهب الأمر إلى أبعد من ذلك، حيث يمكن لعدة مستخدمين التعامل مع وثيقة واحدة في ذات الوقت، حيث يتم إعداد نسخة Local Copy على القرص الصلب الخاص بكل منهم مع الاعتماد على خصائص تعليم وتتبع التعديلات Mark & Track Changes.

و من ثم دمج ما قاموا به في النسخة الأصلية من الوثيقة وكأن شخص واحد قد بناها منفردا في جلسة عمل واحدة.

ضغط الصور Compress Pictures

معلوم لدى الكافة أن حشر الصور Insert Images ضمن وثائق Office فيما قبل الإصدارة XP كان يؤدي للوصول لوثائق من الوزن الثقيل تتطلب قدرا كبيرا من سعات التخزين.

ومن ثم جاء Office XP ليتلافى هذه المشكلة ويوفر عدة خيارات لضغط الصور Images Compression لعدة أهداف على رأسها تضمينها ضمن وثائق تطبيقاته، لتصبح هذه الوثائق أقل حجما عند تخزينها، ولهذا عدة فوائد أخري خاصة عند حفظ هذه الوثائق في نسق الويب Save As Web.

التعرف الضوئي على الحروف Optical Character Recognition

جاء Office XP مبنيا حول تقنية التعرف الضوئي على الحروف Optical Character Recognition (OCR)، فالآن يمكنك سحب وثائقك المطبوعة بواسطة أحد الماسحات وتضمين النصوص الناتجة عن هذا ضمن وثائق Office XP وعلى رأسها Word دون حاجة إلى برامج أخري خارجية.

ويكفل ميزات التعرف الضوئي على الحروف في Office XP برنامجا خاصا هو: Microsoft Document Scanning.

أشكال جديدة للمساعدة Help

جاء Office XP بتوثيق إلكتروني أكثر تفاعلا وتلبية لحاجات المستخدم المتمرس وغير المتمرس، وليغطي دقائق الأمور في تطبيقاته وما جاءت به من مزايا غير تقليدية.

خيارات Save Settings Wizard

واحدة من الخصائص غير التقليدية التي دعم بها Office XP والتي تمكن مديري الشبكات Network Administrators أو صانعوا القرار أو حتى مالكو ومستخدمي الحاسبات في الكيانات الصغيرة و بالمنازل من الاحتفاظ بتضبيطات التركيب Office Settings على ملف خاص.

ومن ثم نسخ هذا الملف التوصيفي إلى نسخ من Office XP مركبة على حاسبات أخري، عوضا عن توصيف كل حاسب على حدي للاستفادة من عامل الوقت، فضلا عن توحيد التوصيف settings.

خيارات CIW وCMW

إن من بين الميزات الجديدة في Office XP شكل جديد من أشكال التركيب التفصيليCustom Installation في هيئة Wizard متعدد الخطوات يسهل تتبع متطلباته للوصول إلى تركيب خاص لحزمة Office XP.

يطلق عليه CIW اختصارا للكلمات Custom Installation Wizard، وهذا الـ Wizard يوفر العديد من خصائص الإحكام والسيطرة وخيارات تأمين تداول البيانات خاصة عبر الويب.

ومن بين حسنات CIW إمكانية الاعتماد على Image لعملية تركيب خاصة Installation كونت بواسطة CIW (خاصة أي Administration Installation) لتركيب Office XP مباشرة من على أي FTP Server على الشبكة أو حتى أي موقع يوفر هذه الحزمة.

وكما يتضح من السابق فإن دور CIW ينحصر في عمليات ما قبل التشغيل والتركيب.

أما CMW أو ما يعرف اصطلاحا باسم Custom Maintenance Wizard فهو Wizard من نوع أخر ينحصر دوره في تعديل توصيفات Office XP بعد تمام التركيب وهو أداة موجهة أكثر لمديري الأنظمة والمنوط بهم صنع القرار أو من لهم اليد العليا على الأنظمة.

Word 2002

حظي Word 2002 بجانب كبير من التحسينات عن الإصدارات السابقة، وهو أمر وتير في كل الإصدارات السابقة من Office.

وأول الغيث هنا كم كبير من القوالب الجاهزة Templates تشفي كل غليل وتوفر حلولا جاهزة لكافة الاهتمامات.

وعندما تعتمد على خصائص الإملاء الصوتي Voice Dictation والأوامر الصوتية Voice Commands والتعرف الضوئي على الحروف Optical Character Recognition والتعرف على كتابات خط اليد Handwriting Recognition المبيتة ضمن Office XP عند إعداد وثائقك على Word 2002 فإنك ستجد نفسك أمام أكثر من معالج نصوص، فما أمتع أن تملى عليه نصوصك صوتيا أو تدخلها إليه بالماسحة scanner أو بخط يديك ثم تأمره صوتيا مباشرة لطباعتها أو إرسالها كفاكس أو بريد إليكتروني.

يعمل Word 2002 في ظل ثمانية من ألواح المهام Tasks Panes، وهو مفهوم جديد على تطبيقات Office XP، وتضم الألواح الثمانية للمهام أكثر خدمات Word 2002 تداولا أو حاجة لدي المستخدمين.

فهناك واحدة مخصصة للتعامل مع الوثائق (لإنشاء وثيقة جديدة أو لفتح وثيقة سابقة الإعداد أو لحفظ وثيقة .... الخ)، وهناك أخري خاصة بعمليات الـ Clipboard من قص ولصق وثالثة لعمليات البحث ورابعة للتنسيق Format.

وقد جاء Word 2002 بميزة إضافية على خاصية Find حيث بات من الممكن البحث عن نصوصك المستهدفة داخل وثيقتك الحالية default document أو ضمن وثائقك الأخرى على القرص الصلب بالتنسيق مع Windows find files.

ومن الأمور الملفتة للنظر أن هناك Pane خاصة بشكل غير تقليدي من أشكال التنسيق تدعي Reveal Formatting Pane، وهى تكفل لمستخدمي Word 2002 حرية ومرونة عالية في تكوين Formatting Styles مفصلة خاصة بهم مبنية حول كل من:

· Font type

· Font size

· Paragraph Alignments

· Indentation & Spacing

· Margins settings

وهى Pane تشبه إلى حد كبير خاصية CSS Styles في Dreamweaver.

وجدير بالاهتمام أن مطورو Word 2002 قد أدخلوا العديد من التحسينات على ميزة الدمج البريدي Mail Merge والتي لها Pane خاصة بها ولكنها تعمل بمفهوم الـ Wizard.

أيضا من الميزات الملفتة للنظر في Word خدمة الترجمة والتي خصص لها Translate Pane خاصة، ويدعم Word حاليا الترجمة ما بين الإنجليزية والفرنسية والإسبانية، وسيدعم مستقبليا عدة لغات أخري.

هناك عمود أدوات Toolbar جديد باسم Word Count يوفر للمهتمين من الكتاب وغيرهم من المتعاملين مهنيا مع تحرير النصوص حصرا فوريا لعدد الكلمات في الوثيقة وبيانات حصرية statistics أخري للاسترشاد بها في أعمالهم المختلفة.

هناك ميزة أخري في غاية الأهمية كثيرا ما كان يطمح لها مستخدمي الإصدارات السابقة من Word ألا وهي الانتقاء المتعدد Multiple Selection، والني كانت حكرا على